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Notartermin und Beurkundung: Ablauf beim Hauskauf

Endlich! Das Traumhaus ist gefunden, alles passt - jetzt steht nur noch der Termin beim Notar an. Warum dieser so wichtig ist, wie er abläuft und was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

  • Inhaltsverzeichnis
    • Welche Aufgaben hat ein Notar?

      Ein Notar ist dafür zuständig, den Kaufvertrag einer Immobilie im Beisein von Käufer und Verkäufer notariell zu beurkunden. Dieser Vorgang ist in Deutschland verpflichtend, da nur mit Abschluss eines notariell beglaubigten Kaufvertrags, der Hausverkauf auch wirklich rechtskräftig wird. Der Notar prüft im Vorfeld, ob alle Bedingungen für den Verkauf gegeben sind und keine Grundschulden mehr im Grundbuch stehen – er oder sie überwacht also den gesamten Verkaufsprozess.

      Darüber hinaus kümmert er oder sie sich anschließend um weitere relevante Schritte, beispielsweise die Eigentumsänderung im Grundbuch sowie die Eintragung der neuen Grundschuld des Käufers.

      Der Ablauf des Verkaufes und die Vereinbarungen zwischen Verkäufer und Käufer werden im Notarvertrag niedergeschrieben und festgehalten. Der Notar haftet für die korrekte Abwicklung des gesamten Hausverkaufs.

      Wer beauftragt den Notar?

      Haben sich Verkäufer und potenzieller Käufer des Hauses über den Kauf geeinigt, vereinbaren beide Vertragsparteien einen gemeinsamen Notartermin. Hierzulande ist es üblich, dass der Käufer den Notar auswählt – allerdings kann auch der Verkäufer seine Vorschläge einbringen und beide einigen sich auf einen Kompromiss. Ist dieser gefunden und der Termin vereinbart, muss der Verkäufer dem Notar alle erforderlichen Unterlagen für die Erstellung des Kaufvertragsentwurfes zeitnah zukommen lassen.

      Welche Unterlagen muss ich zum Notartermin mitbringen?

      Das Wichtigste, was Sie zum Beurkundungstermin mitbringen müssen, ist ein gültiges Ausweispapier. Ob Personalausweis oder Reisepass ist dabei eher zweitrangig - Hauptsache, Sie sind auf dem Lichtbild eindeutig zu erkennen. Bitte denken Sie auch an Ihre Steuer-Identifikationsnummer, da diese ebenfalls benötigt wird. Beachten Sie dabei: Ihre Steuer-ID ist nicht identisch mit Ihrer Steuernummer!

      Sollte Ihnen die Steuer-ID bei diesem Termin nicht bekannt sein, können Sie diese auch am Tag nach der Beurkundung einreichen. Das gilt sowohl für Sie als Käufer, als auch für den Verkäufer – schließlich muss der Notar genau wissen, wessen Vertrag er beurkundet.

      Sollten Sie Ihren Ausweis verloren haben oder dieser abgelaufen sein, kontaktieren Sie vor dem Termin auf jeden Fall das Notariatssekretariat. Im Regelfall ist auch ein abgelaufenes Ausweispapier gültig, auf dessen Lichtbild Sie eindeutig zu erkennen sind. Wichtig ist aber, dass Sie das vorher abklären und das Sekretariat Bescheid weiß.

      Welche Unterlagen darf ich als Käufer ebenfalls nicht vergessen?

      Haben Sie als potenzieller Käufer eine Baufinanzierung für den Kauf der Immobilie aufgenommen, müssen Sie die entsprechenden Unterlagen dafür beim Notartermin dabeihaben – der Kredit wird Ihnen nämlich erst dann ausgezahlt, wenn die neue Grundschuld vorher beim Notar beurkundet wurde. Dafür benötigt der Notar das Grundschuldformular Ihrer finanzierenden Bank, welches im besten Fall bereits ein bis zwei Tage vor dem Termin vorliegt. So kann er oder sie die Beurkundung der Grundschuld vorbereiten.

      Sollten Sie als Käufer das Grundschuldformular allerdings erst nach dem Notartermin erhalten, kann dessen Beurkundung auch nachträglich vorgenommen werden. Sobald das Formular dann der Bank vorliegt, wird dem Käufer die Finanzierungssumme ausgezahlt.

      Und um welche Unterlagen muss sich der Verkäufer der Immobilie kümmern?

      Ist die Immobilie noch mit den Grundschulden des Verkäufers belastet, muss dieser alle Unterlagen zu den entsprechenden Darlehen mitbringen. Da potenzielle Käufer diese Schulden in den meisten Fällen aber nicht übernehmen wollen oder können, muss sich der Notar darum kümmern, dass das Objekt dem Käufer schuldenfrei übergeben werden kann.

      Damit dies problemlos ablaufen kann, nimmt er oder sie nach der Beurkundung des Kaufvertrags Kontakt mit der zuständigen Bank des Verkäufers auf. In der Regel werden die Schulden des Verkäufers dann mit der Bezahlung des Kaufpreises abgelöst und die Immobilie kann lastenfrei auf den neuen Eigentümer übergehen.

      Kann ich jemand anderen zum Notartermin schicken?

      Nicht immer ist es allen Beteiligten eines Immobilienkaufverfahrens möglich, beim Notartermin anwesend zu sein – beispielsweise dann, wenn Käufer und Verkäufer in verschiedenen Städten wohnen oder wenn die Verkäuferseite eine Erbengemeinschaft ist, die nicht allem im selben Ort leben. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass der Termin abgesagt werden muss. Es gibt nämlich zwei Wege, wie der Termin trotzdem stattfinden kann:
       

      Vertretung durch notarielle Vollmacht:

      Will oder muss sich eine der Vertragsparteien beim Notartermin vertreten lassen, ist dies mittels einer Vollmacht möglich – allerdings nur dann, wenn sie notariell erstellt wurde. Diese Vollmacht berechtigt den Vertreter, den Kaufvertrag im Auftrag des Käufers oder Verkäufers rechtskräftig zu unterzeichnen. Der Vertrag ist nach der Unterzeichnung also sofort wirksam.

      Für die Erstellung der Vollmacht fallen allerdings Kosten an. Diese sind abhängig vom Gegenstandswert der Immobilie, welcher nach § 98 GNotKG Abs. 4 auf 1 Mio. Euro begrenzt ist. Sollte die Vollmacht bereits vor dem notariellen Beurkundungstermin erstellt werden, muss diese im Original auch zu dem entsprechenden Datum mitgebracht werden. Eine Abschrift oder beglaubigte Abschrift reicht dafür nicht aus.
       

      Vollmachtlose Vertretung und Nachgenehmigung:

      Alternativ ist es auch möglich, einen Vertreter ohne Vollmacht zum Termin zu schicken, also einen „Vertreter ohne Vertretungsmacht“. Das kann Ihre Partnerin oder Ihr Partner sein, Ihr (erwachsenes) Kind, Ihr Nachbar – ja, gegebenenfalls sogar die andere Vertragspartei. Dieser Vertreter unterzeichnet dann in Ihrem Namen den Kaufvertrag. Bitte beachten Sie aber, dass der Vertrag dann zwar angenommen und unterzeichnet, aber noch nicht gültig ist. Rechtswirksam wird er nämlich erst, wenn Sie eine notarielle Nachgenehmigung für die Vertretung vorlegen.

      Bei der vollmachtlosen Vertretung ist es wichtig, den Kaufvertrag sehr ausführlich, ja, bis ins kleinste Detail zu besprechen, damit es im Nachhinein keine (bösen) Überraschungen gibt – für alle Beteiligten. Die Höhe der Gebühren für eine Nachgenehmigung, ist von der Höhe des Kaufpreises der Immobilie abhängig. Kurz gesagt: Je höher der Kaufpreis, desto höher die Gebühr.

      Wer trägt die Kosten bei Absage des Notartermins?

      Sollte der Termin von einer der Vertragsparteien abgesagt werden, der Notar aber schon den Entwurf des Kaufvertrags fertiggestellt haben, wird er demjenigen die Kosten in Rechnung stellen, der ihn mit der Entwurfserstellung beauftragt hat – in den meisten Fällen also dem potenziellen Käufer der Immobilie.

      Beauftragt doch der Verkäufer den Notar ist es ratsam, dass dieser sich vorab eine schriftliche Bestätigung über die Kaufabsicht und die Übernahme der Notargebühren vom Käufer einholt. Passiert das nämlich nicht und der Käufer springt plötzlich doch ab, bleibt der Verkäufer auf allen Kosten allein sitzen.

      Welche wesentlichen Vertragsinhalte müssen vor dem Notartermin geklärt sein?

      Über folgende Punkte sollten sich Verkäufer und Käufer im besten Fall bereits vor dem Notartermin zur Beurkundung des Kaufvertrages einig sein:

      Kaufpreis der Immobilie

      Es empfiehlt sich sowohl für Sie als Käufer als auch für den Verkäufer, bereits vorab Informationen über aktuelle Marktpreise für vergleichbare Immobilien in Ihrer Umgebung einzuholen. Natürlich sollte der Kaufpreis der Immobilie zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen, da Vergleiche sonst nur schwer möglich sind. Auch die Wertermittlung eines Immobilienmaklers kann dabei hilfreich sein. So sind beide Vertragsparteien auf der sicheren Seite.

      Bitte beachten Sie, dass der Notar Ihnen zwar rechtliche Tipps zum Hausverkauf gibt, Sie allerdings nicht darüber berät, ob der Kaufpreis angemessen oder gerechtfertigt ist.

      Bisherige Verbindlichkeiten

      Sollte die Immobilie noch mit einer Hypothek oder Grundschuld belastet sein, wird diese in der Regel beim Notartermin gelöscht – es sei denn, beide Vertragsparteien entscheiden sich für eine Abtretung der Grundschuld. Das bedeutet, dass das Darlehen des Verkäufers auf den Käufer übertragen wird. Die Zustimmung der zuständigen Kreditinstitute ist dabei selbstverständlich Voraussetzung.

      Nebenabreden

      Haben Sie als Käufer weitere Vereinbarungen mit dem Verkäufer getroffen, beispielsweise die Übernahme von (Einbau-)Möbeln? Wenn ja, gehören solche Informationen ebenfalls in den Notarvertrag. Ist der Wert der übernommenen Gegenstände nämlich dort festgehalten, fällt dafür keine Grunderwerbsteuer an.

      Wie genau läuft der Notartermin ab?

      Der Termin zur notariellen Beurkundung eines Hausverkaufs folgt meist einem geregelten Ablauf. Dieser gestaltet sich wie folgt:

      Vor der Beurkundung des Kaufvertrags

      Beide Vertragsparteien, also Käufer und Verkäufer, werden vom Notar persönlich begrüßt und in den Besprechungsraum beziehungsweise an den Besprechungstisch geführt. Dort liegt für jeden Beteiligten ein Leseexemplar des Kaufvertrags bereit, welches dem letzten und aktuellen Stand entspricht. Nachdem der Notar die Ausweispapiere der Anwesenden geprüft hat, wird er sich die Unterlagen der abzulösenden Gläubiger des Verkäufers sowie die Finanzierungsunterlagen des Käufers zur Sichtung geben lassen.

      Hat eine oder haben beide Vertragsparteien Fragen zum Entwurf des Kaufvertrags oder wollen eventuelle Änderungen besprechen, wird dies ebenfalls vor der Beurkundung erledigt. Dieser Termin ist dazu da, um Fragen zu beantworten oder mögliche Unklarheiten zu beseitigen – bestenfalls natürlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten. Treten allerdings schwerwiegende Probleme zwischen Käufer und Verkäufer auf, welche die Beurkundung in Frage stellen könnten, sollten diese Unstimmigkeiten in jedem Fall vor dem Verlesen der Urkunde gelöst beziehungsweise eine Einigung gefunden werden.

      Beispiele für solche Probleme oder Unstimmigkeiten sind:

      • Nachverhandlungen über die Höhe des Kaufpreises
      • Probleme mit entdeckten Sachmängeln der Immobilie

      Während der Beurkundung des Kaufvertrags

      Sind alle Unstimmigkeiten aus der Welt geräumt, wird der Notar den gesamten Kaufvertrag laut verlesen. Das ist in jedem Fall notwendig und wird sowohl bei komplizierteren als auch sehr einfach gestalteten Verträgen durchgeführt. In manchen Fällen wurden mögliche Fragen vorab nämlich gar nicht bedacht und entstehen deshalb erst während der Verlesung durch eine dritte Person.

      Sollen Änderungswünsche in den Vertrag eingearbeitet werden, vermerkt der Notar diese Notizen handschriftlich und lesbar am Rand des Dokuments. Diese handschriftlichen Änderungen werden allerdings nicht wieder entfernt, sondern bleiben in der Originalurkunde stehen, welche der Notar behält. Sollte es also Jahre später zu Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien kommen, können diese Änderungen der Originalurkunde beim Notar erneut und jederzeit eingesehen werden.

      Sowohl Käufer als Verkäufer erhalten nach dem Termin selbstverständlich die korrigierte Version des Vertrags, in den die Änderungen bereits in den Text eingearbeitet wurden.

      Auf folgende Punkte sollten Sie während der Verlesung des Kaufvertrags durch den Notar achten:

      Beschreibung des Kaufgegenstands

      • Exakte Beschreibung des Kaufgegenstand/des Objektes
      • Inventarmitveräußerungen (Sachmängelhaftung für Inventar)
      • Wege- oder Garagenparzellen
      • besondere Vereinbarungen

      Kaufpreis und Fälligkeit

      • exakte Summe für Grundstück, Gebäude und eventuell Zubehör
      • die Zahlung dieser Summe erfolgt erst, wenn alle Risiken des Verkäufers beseitigt sind
      •  Inventarerwerb/Inventarübernahme wird gesondert ausgewiesen

      Sachmängelhaftung

      • bei Neubauten
      • bei Altbauten
      • beim Kauf vom Bauträger
      • bei Wohnungs- oder Teileigentum

      Übergabe

      • nach Kaufpreiszahlung sofort
      • Nebenkostenstichtagsabrechnung
      • bei Eigentumswohnung in Mehrfamilienhaus: Instandhaltungsrücklagen nach WEG
      • Erschließungs- und Straßenbeitragskosten
      • Vollmachtsfragen zur Finanzierung
      • gegebenenfalls Abnahmen

      Wie lange dauert ein Termin beim Notar?

      Die Länge des Beurkundungstermins hängt stark davon ab, ob und wenn ja, wie viele Fragen beantwortet oder Änderungswünsche berücksichtigt werden müssen.Sind alle Unklarheiten bereinigt, Fragen beantwortet und Sachverhalte bereits vorab geklärt worden, sollte sich die Dauer des Termins auf maximal eine Stunde belaufen.

      Was kostet ein Termin beim Notar?

      Die Notarkosten beim Hauskauf liegen zwischen einem und 1,5 Prozent des Kaufpreises der Immobilie. Je nachdem wie schnell sich beide Parteien über Hausverkauf einigen, reicht entweder ein Einzeltermin oder es sind mehrere Termine nötig. Bestenfalls bleibt es aber bei nur einem Zusammentreffen, da die Notarkosten auch von der Anzahl der Termine abhängig sind.

      In der Regel ist es der Käufer der Immobilie, welcher die Kosten für den Notar übernimmt. Nachzulesen ist das auch in § 448 des BGB. Dem Verkäufer wird die Summe nur dann in Rechnung gestellt, wenn er seine eigenen, noch auf der Immobilie lastenden Grundschulden im Rahmen des Hausverkaufs tilgen lassen möchte.

      Was geschieht nach dem Notartermin zur Beurkundung des Kaufvertrags?

      Die Aufgabe des Notars ist nicht nur die Beurkundung des Kaufvertrags, er wickelt den Verkauf der Immobilie auch selbständig zwischen Käufer und Verkäufer ab. Ging das erfolgreich von statten, muss er einen Grundbucheintrag veranlassen, der exakt den Regelungen des Kaufvertrages entspricht. Die Kosten für diesen Grundbucheintrag richten sich nach dem Kaufpreis der Immobilie – in der Regel fallen für die Notarkosten plus Grundbuchgebühren etwa zwei Prozent des Kaufpreises an. Mit unserem Dr. Klein-Grundbuchrechner können Sie diese Kosten schnell und einfach selbst berechnen.

      Welche Änderungen muss der Notar im Grundbuch veranlassen?

      Das Grundbuch besteht aus mehreren Abteilungen, welche alle bei der Änderung oder Neu-Erstellung eines Eintrags berücksichtigt werden müssen.

      Abteilung I des Grundbuchs: Hier ist zum Zeitpunkt des Kaufvertrags der Verkäufer eingetragen. Nach dem Abschluss des Kaufvertrags bzw. nach seiner Abwicklung, wird dort der Käufer als Eigentümer eingetragen.

      Abteilung II des Grundbuchs: Hier sind mögliche Belastungen der Immobilie eingetragen, die im Rahmen des Kaufvertrags gelöscht werden müssen. Das kann beispielsweise ein Nacherbenvermerk oder ein Vermerk über eine Testamentsvollstreckung sein.

      Abteilung III des Grundbuchs: Hier sind im Regelfall die Grundschulden der Bank oder Sparkasse des Verkäufers aus der Zeit eingetragen, in der der Verkäufer die Immobilie noch selbst finanzierte. Diese Belastungen müssen gelöscht und gleichzeitig neue Grundschulden für den neuen Eigentümer und dessen Bank/Sparkasse eingetragen werden. Im Falle einer Abtretung der Grundschuld vom Verkäufer an den Käufern, wird dem Grundbucheintrag ein Abtretungsvermerk hinzugefügt.

      Warum müssen die Grundbuchänderungen unter voller Sicherheit aller Beteiligten erfolgen?

      Der Notar muss bei jeder Grundbuchänderung gewährleisten, dass alle Beteiligten, also Käufer, Verkäufer und die zugehörigen Kreditinstitute vor Verlusten und Schäden gesichert sind. Dies äußert sich wie folgt:

      • Der Notar muss den Verkäufer durch seine Abwicklung davor bewahren, sein Eigentum zu verlieren, ohne den Kaufpreis dafür zu erhalten.
         
      • Der Notar muss den Käufer durch seine Abwicklung davor bewahren, sein Geld zu verlieren, ohne Eigentum zu erwerben.
         
      • Der Notar muss die Bank oder Sparkasse, die noch im Grundbuch steht, durch seine Abwicklung davor bewahren, ihre Eintragung im Grundbuch (Abteilung III) als Sicherheit zu verlieren, ohne eventuell noch offene Restbeträge zu erhalten.
         
      • Der Notar muss die Bank oder Sparkasse des Käufers durch seine Abwicklung davor bewahren, Darlehensbeträge durch Auszahlung zu verlieren, ohne durch eine gleichzeitige Grundschuld-Eintragung im Grundbuch (Abteilung III) gesichert zu werden.

      Die Abfolge dieser Sicherungen ist im Kaufvertrag festgelegt. Der Notar hat die Abwicklung also so zu steuern, dass sowohl die Belange von Verkäufer und Käufer, als auch die Belange von Neu- und Altgläubiger gewährleistet sind.

      Welche Unterlagen benötigt der Notar für die Veranlassung eines Grundbucheintrags?

      Um eine Grundbuchänderung zu veranlassen, benötigt der Notar folgenden Unterlagen:

      • Aktuelle Grundbuchauszüge
      • Weitere Unterlagen (z.B. Erbschein), sofern Verkäufer noch nicht im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist
      • Aktuelle Flurkarte
      • Auskunft des Baulastenverzeichnisses: enthält bestimmte, öffentlich-rechtliche Verpflichtungen des Grundstückseigentümers wie Stellplatz-, Zufahrts- oder Abstandsflächenbaulasten (gilt in allen Bundesländern, außer Brandenburg und Bayern)
      • Bei Grundstücken mit Erbbaurecht: bisherigen Erbbaurechtsvertrag, in dem Rechte und Pflichten vom Grundeigentümer und Erbbauberechtigtem geregelt werden (insbesondere die Verpflichtung zur Zahlung eines Erbbauzinses)
      • Bei Eigentumswohnungen: die Teilungserklärung, aus der sich das Sondereigentum an Wohnräumen, der Anteil am Gemeinschaftseigentum und die Rechte innerhalb der Wohnungseigentümerschaft ergibt

      Ferner muss der Notar den Kaufvertrag an das zuständige Finanzamt und den Gutachterausschuss der Gemeinde übermitteln (dieser erhält nur eine Kopie des Kaufvertrags), da dort nämlich die Kaufpreise festgehalten werden, aus denen sich die Bodenrichtwerte ergeben.

      Zusammenfassung: Ablauf Notartermin Hauskauf

      Der finale Notartermin im Rahmen eines Immobilienverkaufs ist unumgänglich, da der Kaufvertrag erst während dieses Termins von beiden Vertragsparteien unterzeichnet, vom Notar beurkundet und somit rechtskräftig wird.

      Vor dem Termin:

      • Informieren Sie sich vorab über alle wichtigen Unterlagen, tragen Sie diese zusammen
      • Kümmern Sie sich gegebenenfalls um eine Vertretung (mit Vollmacht)
      • Klären Sie Fragen an oder Unklarheiten mit dem Verkäufer der Immobilie

      Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, tragen Sie Ihren Teil zu einem erfolgreichen Notartermin bei – ein Termin, der aus Ihnen einen neuen, stolzen Hauseigentümer machen wird.

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